Criação de planilhas e gráficos no word

Introdução

Ao trabalhar com o processador de textos Word com a finalidade de comunicar, entre outras notícias, valores numéricos de qualquer natureza, que para maior elucidação costumam ser representados por gráficos, estes também podem ser elaborados a partir do próprio Word. Esta característica do Word agiliza e facilita a geração de pequenos gráficos a serem inseridos no texto.

Correspondência

Como exemplo, foi redigida uma correspondência no aplicativo Word, destinada à vendedores de uma determinada empresa de confecções com o seguinte teor:

Criação do gráfico por grupo de produto

Inicilamente, reproduza a carta acima até a linha de geração dos gráficos ou, se preferir, faça download da carta, clicando neste ícone: .

Para a criação do primeiro gráfico, denominado Colunas agrupadas com efeito visual 3 D, ordenado por grupo de produto, serão considerados os valores da linha de soma da tabela presente no texto da correspondência acima.

Procedimento:

Após posicionar o cursor no local onde o gráfico deverá ser produzido, clique no menu Inserir, aponte para Imagem e depois escolha a opção Gráfico. Surge a janela Planilha de dados (figura 01) e o quadro do gráfico correpondente (figura 02).

O próximo passo é eliminar a legenda (Leste) que aparece no gráfico. Dê um duplo-clique no gráfico para ativá-lo, caso já não o esteja, e feche a Planilha de dados que aparece na tela, clicando no botão fechar (X). Clique no botão direito do mouse com o cursor posicionado na Área do gráfico (figura 08) e, no menu que surge, escolha Opções do gráfico. Clique na guia Legenda  e desmarque a caixa Mostrar legenda. (Atalho para esta operação: clicar sobre a legenda para selecioná-la e, em seguida, pressionar a tecle Delete.) A figura 09 exibe a posição final do gráfico de colunas com efeito visual 3D.

Para a criação desse gráfico que será do tipo Pizza com efeito visual 3 D, serão contemplados os totais vendidos por cada vendedor que correspondem à coluna de soma da tabela.

Procedimento:

Posicione o cursor no local de geração do gráfico e clique no menu Inserir Imagem Gráfico. Surgirá na tela a Planilha de dados e o respectivo quadro gráfico. De maneira semelhante ao procedimento da geração do gráfico anterior, elimine as linhas 2 e 3 e a coluna D da Planilha de dados, selecionando-as e com o cursor posicionado sobre elas, clique no botão direito do mouse e, no menu que é aberto, escolha Excluir.

Clique no documento do Word em qualquer posição fora da planilha e do quadro gráfico para retornar ao texto no Word. Copie os valores da coluna de soma e volte a chamar a Planilha de dados, dando um duplo-clique no quadro gráfico em elaboração. Ao abrir a Planilha de dados, selecione e susbstitua seus três valores pelos da coluna de soma da tabela.
Substitua também os títulos da Planilha de dados pelos códigos dos vendedores (101, 205 e 230), conforme figura 10 e o gráfico toma a aparência da figura 11.

Feche a Planilha de dados, clicando no botão fechar (X) e com o cursor do mouse na Área do gráfico, posição mais à direita do gráfico, clique no botão direito do mouse e, no menu que surge, escolha Tipo de Gráfico. Na janela que é aberta, escolha o tipo Pizza e o subtipo Pizza com efeito visual 3 D (segunda imagem da primeira linha da seção Subtipo de gráfico). Ao pressionar o botão OK aparece o gráfico mostrado na figura 13.

Para suprimir a legenda que aparece à direita do gráfico de pizza, contanto que esteja ativado, coloque novamente o cursor na Área do gráfico, clique no botão direito do mouse e, no menu que se abre, escolha Opções de gráfico. Ative a guia Legenda, desmarque a caixa de verificação Mostrar legenda e dê um clique no botão OK. Um atalho para esta operação de eliminar a legenda é selecioná-la e pressionar a tecla Delete.

Para eliminar a área retangular de cor cinza que envolve a Pizza, após ativar o quadro gráfico com um duplo-clique, se estiver desativado, posicione o cursor nesta área escura denominada Área de plotagem, clique no botão direito do mouse e, a partir do menu de contexto, escolha Formatar área de plotagem (figura 14). Na janela que é aberta, marque as caixas Nenhuma tanto a da seção Borda como a da seção Área da guia Padrões e feche esta janela clicando em OK. Em seguida, com o ponteiro posicionado em cima do gráfico de Pizza, clique no botão direito do mouse e, no menu que aparece, escolha Formatar série de dados (figura 15). Em seguida, ative a guia Rótulos de dados, marque as caixas Nome da categoria e Porcentagem e, por fim, clique no botão OK. A figura 16 representa a posição do gráfico.

O passo seguinte trata de deslocar os rótulos de dados para cima da fatia correspondente e mudar a cor da fonte dos rótulos referentes aos vendedores 101 e 205. Para tanto proceda como segue:

Após um clique-duplo sobre o quadro gráfico para ativá-lo, clique sobre um rótulo, por exmplo, (101 35%) e aparerá dois quadradinhos escuros nas lateriais de cada rótulo, indicando que se acham selecionados. Clique novamente sobre um deles para selecioná-lo de modo individual, cuja seleção é demonstrada por oito quadradinhos escuros. Para mover o rótulo selecionado para cima da fatia, clique na borda do pequeno retângulo formado em torno do rótulo e, mantendo o botão do mouse pressionado, arraste-o para cima da fatia respectiva. Repita este procedimento para os outros dois rótulos, conforme demonstrado na figura 17.

Para mudar a cor da fonte de letras, clique novamente no rótulo para seleciona-lo individualmente e com o cursor apontando no rótulo, clique no botão direito do mouse e, ao abrir o menu  de contexto, escolha Formatar rótulos de dados. Na janela que é aberta, clique na guia Fonte e a partir da caixa Cor escolha branco na paleta de cores e, da caixa de combinação Plano de fundo, selecione Transparente e, em seguida, clique no botão OK. A figura 18 mostra o final dessa etapa.

Para destacar as fatias, distanciando alguns milímetros umas das outras, clique em cima da Pizza e, em seguida, clique numa das fatias para selecioná-la individualmente, o que pode ser observado pelos pontinhos dispostos em torno da fatia. Mantenha o botão do mouse pressionado enquanto arraste uns poucos milímetros, separando-a das demais. Clique na próxima fatia e repita a operação descrita. Ao final seu gráfico deve parecer-se com o da figura 19.

Finalização

Com esses procedimentos realizados você deve ter os gráficos gerados e formatados, conforme ilustração final exibida na carta exemplo.
Basta agora finalizar a carta convite e endereçá-la à vendedora em referência e aos outros dois vendedores, modificando apenas o endereçamento. Se a quantidade de vendedores fosse considerável, seria conveniente fazer o endereçamento utilizando o método de Mala direta do Word.

Além do conteúdo, uma forma simples e interessante que pode realçar a apresentação da correspondência é a de utilizar a função do Word que adiciona estilo e tema ao papel de carta. Poder-se-ia, por exemplo, aplicar o tema Geométrico, abrindo o menu Formatar e, em seguida, a opção Tema e, a partir da lista disponível na caixa de combinação mostrada na janela que surge, escolher Geométrico.